Comment organiser un séminaire réussi ?

Dans le monde professionnel, les séminaires sont des moments d’apprentissage, de mise à jour et de partage des connaissances. Les membres d’une même entreprise ou de diverses entreprises (dans le cadre des séminaires interentreprises) apprennent à mieux se connaître et expriment leurs points de vue sur différents sujets en lien avec la thématique du séminaire. On voit bien à quel point les séminaires sont importants dans la vie des entreprises. Il est donc capital que ces événements soient des réussites totales. Découvrez ici les différentes étapes pour réussir un séminaire.

Définir les objectifs du séminaire

Les séminaires, comme tout événement de grande importance, doivent être réalisés autour d’un objectif clair et viser une cible précise. Ces éléments seront donc les points en fonction desquels devront être prises toutes les décisions liées à l’organisation du séminaire.

Ainsi, le thème et le format du séminaire seront fixés eu égard à l’objectif et au public visés. Les organisateurs doivent veiller à ce que l’intitulé du thème soit accrocheur afin de susciter l’enthousiasme de la cible. Quid du budget de l’événement ?

Élaborer le budget du séminaire

Le budget de l’événement doit être défini selon les critères sus évoqués et pas seulement en fonction des questions logistiques ou des contraintes internes. Ainsi, il doit prendre en compte les frais de location du lieu de l’événement. 

Ce dernier doit être choisi en fonction de sa facilité d’accès, de sa capacité d’accueil et de la présence d’un interlocuteur privilégié sur place. Si par ces temps de restrictions liés à la pandémie de la COVID-19, vous avez des difficultés à trouver des salles disponibles, consultez le site https://www.kactus.com.

Aussi, le budget de l’événement doit prendre en compte les dépenses liées à la communication sur l’événement, notamment celles liées à la réalisation d’affiches, aux forfaits internet pour la communication sur les réseaux sociaux, etc.

Planifier le séminaire

Le premier élément dans la planification d’un séminaire est le choix de sa date. Il est recommandé de choisir une date favorable au plus grand nombre d’invités. Ainsi, prenez garde à ne pas choisir une date qui pourrait amoindrir les chances de succès de l’événement, par exemple les jours d’événements sportifs locaux ou nationaux, les vacances scolaires, les weekends de pont, etc.

Passé le cap du choix de la date, il faudra ensuite prévoir comment les activités se dérouleront durant le séminaire. Cette planification doit être communiquée au préalable aux invités et devra comprendre, entre autres :

• les heures des activités ;
• les temps de pause tout le long de la journée ;
• et une petite marge de manœuvre pour juguler les imprévus inhérents à tout événement d’une telle envergure.